Để chuẩn bị bài phát biểu khi không có thời gian

ĐỂ CHUẨN BỊ BÀI PHÁT BIỂU KHI KHÔNG CÓ THỜI GIAN


P.C.
Đối với những người sắp sửa nghe bạn nói thì việc bạn có 10 ngày hay chỉ có 10 phút để viết bài phát biểu cũng chẳng ảnh hưởng gì tới họ. Bạn sẽ vẫn phải phát biểu. Dưới đây là những mẹo giúp bạn chuẩn bị bài phát biểu của mình một cách nhanh chóng khi không có nhiều thời gian.
Bạn càng có địa vị cao, thì người ta càng trông chờ bạn sẽ có bài phát biểu trong những dịp xuất hiện trước công chúng, và thường trong những dịp như thế bạn có rất ít thời gian chuẩn bị. Vậy bí quyết để có một bài phát biểu hoàn hảo trong một thời gian ngắn là gì?
Điều đầu tiên bạn cần phải làm trước khi phát biểu là xác định được thông điệp chính bạn muốn đưa ra.
Thông điệp của bạn chính là những gì sẽ còn đọng lại trong người nghe sau khi bạn đã kết thúc bài thuyết trình đồng thời cũng là câu chốt lại những gì bạn đã trình bày. Họ sẽ có ấn tượng với những gì mà bạn nói. Ấn tượng đó có thể tốt hoặc không tốt. Người nghe có thể ấn tượng mạnh về bản thân bạn, phong cách phát biểu, hoặc nội dung bài phát biểu của bạn. Nếu bạn muốn họ nhận ra và ghi nhớ đúng thông điệp – tức là thông điệp chính mà bạn muốn đưa ra – trước hết bạn phải xác định được điều bạn tin tưởng và viết chúng ra.
Một khi đã viết được câu tóm tắt cho những gì mình muốn nói, tức là bạn đã sẵn sàng đưa ra những ý kiến, lý lẽ, các câu chuyện và thông tin làm dẫn chứng cho bài phát biểu của mình. Hãy loại bỏ những gì không phục vụ cho thông điệp của bạn.
Cuối cùng, hãy xây dựng những tài liệu bạn có theo các cấu trúc sau:
- Quan điểm – lý do – ví dụ – quan điểm. Bạn hãy đưa ra yêu cầu của bạn (có vẻ rất giống với thông điệp chính) và sau đó đưa ra những lý do để bạn yêu cầu như vậy. Tiếp đó bạn đưa ra một ví dụ thuyết phục và kết thúc bằng cách lặp lại quan điểm của bạn.
- Quá khứ – hiện tại – tương lai, bạn trình bày ý tưởng theo trình tự thời gian.
Nếu bạn đang cố gắng ủng hộ việc đưa một sản phẩm mới chưa được thử nghiệm vào một thị trường mới, bạn có thể bắt đầu bằng cách kể về những kinh nghiệm tiếp thị thành công của công ty, và cho đến nay vẫn đạt được nhiều thành công với hướng đi đó và hãy kết luận bằng cách đưa ra những đánh giá của mình về thành công của việc tiếp thị sản phẩm mới này trong tương lai.
- Vấn đề – nguyên nhân – giải pháp. Cấu trúc này áp dụng hiệu quả đối với các lý lẽ và các tình huống kinh doanh. Bạn đặt vấn đề – ví dụ như lượng hàng bán ra giảm – và sau đó phân tích nguyên nhân. Từ phân tích của mình, bạn sẽ đưa ra kiến nghị về giải pháp.
Cấu trúc này có lợi thế là nó tuân theo cách nghĩ tự nhiên của thế giới kinh doanh trong khi giải quyết vấn đề. Chúng ta nhận ra rằng chúng ta gặp rắc rối. Chúng ta tìm ra nguyên nhân. Sau đó chúng ta đưa ra giải pháp. Đó là cách mà hầu hết mọi người thường nghĩ. Vì vậy mô hình này rất có hiệu quả trong khi thuyết trình.
- Gây chú ý – đưa ra lợi ích – mong muốn – hành động, cấu trúc này có hiệu quả nhất khi bạn cố gắng để thuyết phục mọi người về điều gì đó. Trước hết, bạn hãy thu hút sự chú ý vào bạn bằng thông tin thống kê, một câu chuyện nào đó hoặc tuyên bố gây ngạc nhiên đến mức khán giả của bạn phải chuyển mối quan tâm của họ sang mối quan tâm của bạn. Sau đó, hãy tạo hứng thú cho người nghe bằng cách đề cập tới những lợi ích của quan điểm bạn đang nói đến.
Nếu thành công, bạn sẽ khiến người nghe muốn mua, muốn thay đổi, hoặc nghĩ khác đi. Đó là thời điểm bạn kết thúc việc giao dịch bằng cách có được cam kết nào đó từ khán giả của mình – đó là hành động.
- "Đề cập đến những gì mà bạn định nói, sau đó hãy trình bày những điều đó, rồi hãy nói về những gì bạn vừa trình bày". Đây là cấu trúc có tính quy ước nhất mặc dù nó chỉ xuất hiện tức thời. Ngày nay các khán giả rất thường thiếu kiên nhẫn và mọi người cũng luôn bận rộn, vì vậy người ta vẫn đang tranh luận xem liệu đây có phải vẫn là một cấu trúc hùng biện hiệu quả hay không.
Nếu bạn sử dụng cấu trúc này, bạn hãy kiểm tra lại một lần, tóm tắt ngắn gọn và súc tích, vì những khán giả của bạn vốn đã bị quá tải về thông tin. Sử dụng những kỹ năng này sẽ không đảm bảo rằng bạn sẽ có một bài phát biểu hoàn hảo; mà điều này lại phụ thuộc vào người nói. Nhưng kỹ thuật này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong khi chuẩn bị – có nghĩa là bạn thực sự chuẩn bị chứ không phải là cứ nói vo. Và bản thân điều này đã có nghĩa là bạn sẽ có một bài thuyết trình tốt hơn rồi.